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葬儀

忌引きの連絡はメールでもいい?内容や例文は?上司・取引先へのマナーも

忌引きという言葉をご存知ですか?
忌引きとは、ご両親や配偶者が亡くなられた際に、喪に服すために休暇をとることを指します。

忌引き連絡をメールで行う際には、守らなければいけないマナーが多々あります。
例文も記載してありますので、参考にしながらメールを作成してみてください。

忌引きの連絡はメールでもいい?内容や例文は?上司・取引先へのマナーも

忌引きとは?

忌引きという言葉をご存知ですか?
学校や職場などで耳にしたことのある方もいらっしゃるかと思います。

忌引きの意味としては、 ご両親や配偶者が亡くなられた際に、喪に服すために休暇をとること を指します。
風邪を引いて休暇を取る際などとは違い、普通の欠勤や欠席にはなりません。

しかし、忌引き休暇が認められていない学校や会社もあります。
自分の会社や学校は忌引き休暇が認められているのかまずは確認するようにしましょう。

こちらの記事も参考にしてみてください。

忌引き連絡をメールでもしてもいい?

はてな ?

忌引き休暇の連絡をする際に、どのような手段で連絡すればいいのか迷われる方もいると思います。
その手段の1つとしてメールは使用してもいいのでしょうか?

1番良い手段は、会社や学校へ行き、直接上司の方や先生に忌引きの連絡を伝えることです。

しかし、訃報(ふほう)というものは突然やってきます。
会社や学校が休みの日にくるかもしれません。

そのため、事前に準備しておくというわけにも行きませんし、準備していたら逆に失礼になります。

その際の手段の1つとしてメールで連絡するというのも考えられます。
メールで連絡するからと言って、失礼ではありませんし、マナーとしても悪くありません。

口頭で伝えることが最善の策だと思いますが、それにより 葬儀などに影響が出るようでしたら、メールで連絡することを選択 してください。

また、電話で忌引き休暇を取る際もあると思います。
その際は、パソコンをお持ちの方でしたら追ってメールでも連絡を入れておくとより丁寧になってより良いです。

また、会社員の方は仕事をしている最中や取引先の方と取り引きをしている最中に連絡が入る場合もあると考えられます。
その際は、上司などと相談してしっかり代わりの人を探して仕事に支障が出ないようにしてください。

忌引きメールで書く内容

親族の方の死はとても残念なことであり、プライベートなことでもあるので、会社の方や周りの方に知られるのが嫌だという方もいらっしゃるかと思います。
しかし、 社会人のマナーとして会社を休んで通夜や葬儀に参列するわけですから、忌引きの連絡は会社にしっかり報告しなければいけません

その際に、直接口頭で伝えられなかった場合や、電話で連絡した後の詳細を連絡する場合は、メールで連絡する必要があります。
メールで連絡する場合には、大事な注意点や抑えてほしいポイントが何点かあります。

忌引き休暇のメールを送る際に、最も気をつけなければいけないことは、 知らせなければいけない情報を正確かつ簡潔にメールの中に記載する ということです。
そのために、記載していただきたい連絡事項を下記にまとめておきました。

  • 亡くなった人との続柄(父、母、祖父など)
  • 亡くなった日にち
  • 通夜や葬儀が催される日程、場所
  • 忌引きの休暇日数
  • 緊急の際の連絡先(携帯電話番号が良い)

メールを受け取る側の人が、忌引きの連絡であるということがすぐに理解でき、また、会社側や学校側の人がすぐに対応できるようにしましょう。

題名などもつけておくと受け取る側の人もわかりやすい と思います。

面接や取引先との予定をキャンセルする場合には、葬儀に関わる細かい情報は特に必要ありません。
しかし、キャンセルする旨は伝える必要はあるため、忌引きのことは知らせるようにしてください。

忌引きメールのタイトル・例文

お悔やみの手紙 送り方

では、忌引きのメールについての例文を紹介していきます。
最低限入れなければいけない項目があるため、確認するようにしてください。

ここでは、主な連絡先としてあげられる2つを紹介します。

  • 会社(上司)
  • 大学(教授)

会社(上司)

【件名】忌引き休暇の申請について○○部○○課〇〇様〇〇部長お疲れ様です。みん終 太郎です。昨日母が亡くなったため、7日間の忌引き休暇を申請させていただきたくご連絡させていただきました。期間:平成○年○月○日〜平成○年○月○日葬儀の日程と場所は○○(日程、葬儀場、住所)となっております。休暇中連絡先:〇〇〇ー〇〇〇〇ー〇〇〇○お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いします。みん終 太郎

大学(教授)

【件名】忌引き休暇による「〇〇学講義」欠席のご連絡〇〇教授〇〇大学〇〇学部〇〇学科○年学籍番号:123456789みん終 太郎です。急なご連絡失礼いたします。〇〇教授の講義を受講しております、みん終 太郎と申します。昨日母が亡くなったため、○月○日○時限目の〇〇学の講義を欠席させて頂きたくご連絡もさせて頂きました。失礼とは存じますが、急な訃報であったため、取り急ぎメールでご連絡させて頂きました。次に講義に出席する際に、改めて欠席届を提出させて頂きます。お手数かけますが、何卒よろしくお願いします。

忌引きの連絡をすべき相手

では、次に忌引きの連絡をしなければいけない相手について見ていきます。

連絡すべき相手によって連絡手段が変化するため気をつけるようにしましょう。

  • 学校
  • 上司
  • 取引先

学校

学生の方は、 通学している学校に親か自分で電話で連絡する ようにしましょう。
また、葬儀などが少し先の場合で学校に通学できる場合は、直接担任の先生に言うようにしてください。

こちらの記事も参考にしてみてください。

上司

会社に所属している方は、 直属の上司だけに連絡する ようにしてください。
連絡手段としては、会社にいき、直接報告するのが1番いいです。

それができない場合は、電話もしくはメールで報告しましょう。

取引先

取引先には、 上司を通して連絡する ようにしてください。
取引先へは、上司の方が連絡してくれますので、あとは社内の連絡だけをしっかり行うようにしてください。

忌引き連絡をメールでする時のマナー

マナー

最後に、メールで忌引きの連絡をする際のマナーについて見ていきたと思います。
大切な人や知り合いの方が亡くなったことで、悲しい気持ちも少なからずあると思います。

しかし、社会人としてのマナーや最低限のマナーは守らなければいけません。
ここでは、その上でのマナーを大きく2つの場合に分けて見ていきたいと思います。

  • 会社
  • 取引先

それでは、それぞれのマナーについて詳しく見ていきましょう。

会社

会社

まずは、会社のマナーについてみていきます。
会社に所属している会社員の方は、 上司の方や部下、同僚への引き継ぎがとても重要 になります。

留守にする前に、 自分の仕事を代わりにしてくれる方に直接口頭で報告する ことが1番いい方法です。
しかし、会社に出社できない場合は、 最低限早めにメールで仕事の詳細を送る ようにしましょう。

また、引き継ぎをしたからそれで終わりではありません。
休暇を取ることによって、他の人の仕事へ影響が出ないようにすることも大切なマナーだと考えます。

なるべく いつでも連絡が取れるような状態にする ことがベストです。

取引先

取引先

次に、取引先のマナーについてみていきます。
まず初めの大事なマナーが、 取引先には自分で直接連絡をしない ということです。

取引先には、自分の都合で迷惑をかけてしまうことをお詫びしなければいけません。
その上で、 いつまで休暇で会社にいないのかを上司を通して、しっかり説明する ようにしましょう。

忌引きの連絡は早めにしましょう

今回の記事では以下のことについて見ていきました。

  • 忌引きとは?
  • 忌引き連絡をメールでもしてもいい?
  • 忌引きメールで書く内容
  • 忌引きメールのタイトル・例文
  • 忌引きの連絡をすべき相手
  • 忌引き連絡をメールでする時のマナー

親族の方や大切な方が亡くなられて、忌引きの連絡のことを考えるのも嫌になっているかもしれません。
しかし、これから学校や会社には再び行くことになるかと思います。

少なからず、先生方や上司の方、取引先の方には迷惑をかけている状況なので、連絡することは絶対に忘れないようにしてください。
また、見た人がわかりやすく、かつ迅速に対応できるようにメールを作成しなければいけません。

上記で記載した例文を参考にメールを作成してみてください。
最低限のマナーを守り、早めに連絡することを心掛けましょう。

みん終編集部

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